Mitarbeiterversetzung: Wie man einen Arbeitsvertrag ordnungsgemäß formalisiert

Mitarbeiterversetzung: Wie man einen Arbeitsvertrag ordnungsgemäß formalisiert

Mitarbeiterversetzung: Wie man einen Arbeitsvertrag ordnungsgemäß formalisiertInternationale Mitarbeiterversetzungen sind für IT-Unternehmen, Fintech-Firmen, Beratungsfirmen und Teams, die hauptsächlich remote arbeiten, längst Standard. Mitarbeiter ziehen nach Spanien, Polen, Portugal, in die Vereinigten Arabischen Emirate und andere Länder und behalten dabei ihre Arbeitsplätze im ausländischen Unternehmen.

Die Versetzung eines Mitarbeiters in ein anderes Land erfordert jedoch mehr als nur die Aktualisierung seiner Adresse im Personalverwaltungssystem. Arbeitgeber sehen sich mit Fragen des Arbeitsrechts, der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Sozialversicherung, der Geldwäschebekämpfung, des Einwanderungsrechts und der Risiken einer Betriebsstätte konfrontiert.

Ein fehlerhaft ausgefüllter internationaler Arbeitsvertrag kann zu Steuernachforderungen, Arbeitskonflikten, Geldstrafen und Problemen mit den lokalen Behörden führen.

Jurisprudential unterstützt die internationale Mitarbeiterversetzung und hilft beim Aufbau rechtskonformer Beschäftigungsstrukturen in der EU, Großbritannien, der Schweiz und den VAE.

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Warum ein Standardarbeitsvertrag bei einem Umzug nicht mehr funktioniert

Wenn ein Mitarbeiter seine Tätigkeit von einem anderen Land aus aufnimmt, entstehen automatisch Fragen:

1. welches Arbeitsrecht Anwendung findet
2. wo man Steuern zahlen muss
3. wo Sozialversicherungsverpflichtungen entstehen
4. Ist eine lokale Lohnabrechnung erforderlich?
5. Ist eine feste Niederlassung erkennbar?
6. Benötige ich eine Einwanderungsgenehmigung?

Bei grenzüberschreitender Fernarbeit können gleichzeitig die Regelungen mehrerer Länder gelten.

Dies gilt insbesondere für:

1. Remote-Mitarbeiter
2. Führungskräfte
3. IT-Spezialisten
4. Verkaufsleiter
5. Fintech-Mitarbeiter
6. Krypto-Unternehmen
7. internationale Beratungsteams

Welche Arbeitsgesetze gelten bei der Arbeit aus dem Ausland?

Rom I Verordnung und gewöhnlicher Arbeitsplatz

In der EU spielt die Rom-I-Verordnung eine Schlüsselrolle.

Auch wenn ein Vertrag nach dem Recht eines Landes unterzeichnet wird, kann ein Arbeitnehmer Schutz durch die Gesetze des Landes genießen, in dem er tatsächlich arbeitet.

In der Praxis bedeutet dies Folgendes:

1. Das örtliche Arbeitsrecht kann automatisch Anwendung finden.
2. Lokale Arbeitnehmerschutzmechanismen entstehen
3. Es gelten die örtlichen Entlassungsregeln.
4. Es gelten die Arbeitszeitbestimmungen.
5. Urlaubs- und Überstundenanforderungen entstehen

Ein Arbeitnehmer kann beispielsweise bei einem britischen Unternehmen unter Vertrag stehen, aber seinen ständigen Wohnsitz in Spanien haben. In diesem Fall können unabhängig von den Vertragsbedingungen spanische Arbeitsgesetze Anwendung finden.

Welche Fehler machen Arbeitgeber am häufigsten?

Die steuerliche Ansässigkeit eines Mitarbeiters ignorieren

Hält sich ein Arbeitnehmer länger als 183 Tage im Ausland auf, kann er dort steuerlich ansässig werden.

Dies betrifft:

1. Lohnsteuer
2. Quellensteuerverpflichtungen
3. Sozialbeiträge
4. weltweite Einkommensbesteuerung
5. CRS-Berichterstattung

Ohne die korrekte Struktur sind folgende Szenarien möglich:

1. Doppelbesteuerung
2. Steuerstreitigkeiten
3. Strafen für Verstöße gegen die Lohnsteuerbestimmungen

Mangelnde Einhaltung der lokalen Vorschriften

Viele Unternehmen verwenden weiterhin den alten Arbeitsvertrag, ohne ihn an das neue Land anzupassen.

Die lokalen Behörden überprüfen dies jedoch:

1. Mindestlohnregeln
2. Arbeitszeit
3. bezahlter Urlaub
4. Verpflichtungen im Bereich Gesundheit und Sicherheit
5. Regelungen zur Fernarbeit
6. Sozialversicherungsregistrierung

Die Kontrolle wird insbesondere innerhalb der EU aktiv verstärkt.

Gefahr der dauerhaften Niederlassung

Wenn ein Mitarbeiter von einem anderen Land aus Entscheidungen trifft, Verträge unterzeichnet oder Geschäftsentwicklung betreibt, kann das Risiko einer Betriebsstätte entstehen.

Das bedeutet, es ist möglich:

1. lokale Unternehmensbesteuerung
2. Mehrwertsteuerbelastung
3. Registrierungspflichten
4. Steuerprüfung

Besonders hohe Risiken bestehen für:

1. Verkaufsteams
2. Führungskräfte
3. Krypto-Unternehmen
4. Beratungsfirmen
5. Fintech-Unternehmen

Welche Elemente müssen in einem internationalen Arbeitsvertrag enthalten sein?

Angabe des Arbeitsplatzes

Es ist wichtig, dies im Vertrag festzulegen:

1. Bedingungen für Fernarbeit
2. Arbeitsland
3. Umzugsregeln
4. Reiseverpflichtungen
5. hybrides Arbeitsmodell

Das Fehlen einer klaren Formulierung führt zu rechtlicher Unsicherheit.

Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Ein internationaler Arbeitsvertrag regelt in der Regel gesondert:

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1. geltendes Recht
2. Streitbeilegung
3. Zuständigkeit
4. lokale obligatorische Schutzmaßnahmen

Doch selbst das Vorhandensein einer Klausel schließt die Anwendung des lokalen Arbeitsrechts nicht immer aus.

Steuern und Sozialversicherung

Es ist entscheidend, Folgendes zu ermitteln:

1. Lohnabrechnungsmodell
2. Sozialbeiträge
3. Pflichten des Arbeitgebers
4. Meldepflichten
5. A1-Zertifikate innerhalb der EU

In der EU wird die soziale Sicherheit im Allgemeinen durch die Verordnung 883/2004 geregelt.

Wann ist ein lokaler Arbeitsvertrag erforderlich?

In vielen Fällen kann ein ausländischer Arbeitgeber einen Mitarbeiter nicht ohne eine lokale Niederlassung direkt einstellen.

Dann werden folgende verwendet:

1. lokale Tochtergesellschaft
2. Filiale
3. Arbeitgeber des Eintrags EOR
4. lokaler Lohnabrechnungsdienstleister

Dies trifft insbesondere dann zu, wenn der Mitarbeiter:

1. funktioniert langfristig
2. hat lokale Kunden
3. führt Managementfunktionen aus
4. ist ein Steueransässiger

Arbeitgeber der Stelle und warum er so beliebt geworden ist

Das EOR-Modell ermöglicht:

1. Mitarbeiter legal einstellen
2. lokale Lohnabrechnung nutzen
3. Einhaltung des Arbeitsrechts
4. Reduzierung von Compliance-Risiken

Im Jahr 2026 werden viele internationale Unternehmen EOR für Remote-Teams innerhalb der EU nutzen.

Aber EOR löst nicht immer das Problem:

1. Fragen der steuerlichen Ansässigkeit
2. Managementrisiken
3. Exposition gegenüber einer festen Niederlassung
4. Fragen des geistigen Eigentums

Welche Länder stellen die größten Herausforderungen dar?

Die strengsten arbeitsrechtlichen Bestimmungen werden üblicherweise in folgenden Bereichen eingehalten:

1. Spanien
2. Frankreich
3. Deutschland
4. Italien
5. Die Niederlande

Besonderes Augenmerk wird auf Folgendes gelegt:

1. Regelungen zur Fernarbeit
2. Arbeitszeiten
3. Arbeitnehmerschutz
4. Soziale Beiträge
5. Tarifverträge

Warum Krypto- und Fintech-Unternehmen einem hohen Risiko ausgesetzt sind

Für Krypto-Fintech-Unternehmen und regulierte Unternehmen werden zusätzlich folgende Aspekte analysiert:

1. Regelungen zur Fernarbeit
2. Arbeitszeit
3. Arbeitnehmerschutz
4. Sozialbeiträge
5. Tarifverträge

Die Aufsichtsbehörden überprüfen zunehmend, wo wichtige Mitarbeiter von Unternehmen tatsächlich arbeiten.

Wie Jurisprudential bei der internationalen Mitarbeiterversetzung hilft

Jurisprudential bietet Unterstützung bei der Gestaltung internationaler Beschäftigungsstrukturen für Unternehmen und Gründer, die in der EU, Großbritannien, der Schweiz und den VAE tätig sind.

Die Begleitung umfasst:

1. internationale Arbeitsabkommen
2. Umzugsstrategie
3. Gehaltsabrechnungsstrukturierung
4. Steuerplanung
5. Sozialversicherungsanalyse
6. Überprüfung der Betriebsstätte
7. AML Compliance
8. EOR-Strukturierung

separat analysiert CRS DAC6 CFC und grenzüberschreitende Beschäftigungsrisiken.

Für wen ist die korrekte Formalisierung internationaler Arbeitsverträge besonders wichtig?

Eine ordnungsgemäße Abwicklung des Umzugs ist von entscheidender Bedeutung für:

1. IT-Unternehmen
2. Fintech-Unternehmen
3. SaaS-Projekte
4. Beratungsfirmen
5. Krypto-Unternehmen
6. Internationale Startups
7. Remote-First-Teams

Eine gut konzipierte internationale Beschäftigungsstruktur hilft, Steuerstreitigkeiten, Arbeitskonflikte und Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften zu vermeiden, wenn Mitarbeiter international tätig sind.